Was ist Legal Compliance: Definition
Legal Compliance steht für die strukturierte Einhaltung rechtlicher Vorschriften, welchen Unternehmen unterworfen sind. In der täglichen Geschäftspraxis müssen meist unzählige Gesetze und Vorgaben von staatlicher Seite eingehalten werden. Legal Compliance versucht, diese Einhaltung zu strukturieren, zu managen und im Unternehmen umsetzbar zu machen. Einerseits müssen die rechtlichen Regeln den handelnden Personen bekannt sein. Diese müssen in der Lage und ermächtigt sein, für die Umsetzung zu sorgen. Schließlich muss die Einhaltung auch nachweisbar sein.
Was ist ein Legal Compliance System?
Ein Legal Compliance Management System ist eine Softwarelösung, welche die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften benutzerfreundlich und maschinengestützt aufbereitet.
Welche rechtlichen Grundlagen müssen für legal compliance eingehalten werden?
Für Finanzdienstleister gilt in Österreich das Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG); für Wertpapierfirmen gilt zusätzlich noch das Wertpapieraufsichtsgesetz (WAG). Dienstleister in diesen Branchen haben vor einer Geschäftsbeziehung ein Risikoprofil des Kunden zu erstellen. Ist das Risiko gering, sind „einfache Sorgfaltspflichten“ (§8 FM-GwG) zu befolgen, d.h. einen grundlegenden Identifikationsnachweis und die Feststellung bzw. ggf. Prüfung weiterer Personendaten (d.h. KYC), sowie einfache Mittelherkunftsnachweise einzuholen, die Intention des beabsichtigten Geschäfts zu erfragen (d.h. AML) und – insbesondere bei Wertpapieren – das Ausmaß der sachlichen Informiertheit des Kunden zu prüfen (WAG). Die Komplexität dieser Dokumentation kann aufgrund von Faktoren wie (kumulativem) Transaktionsvolumen und Zahlungsart (Bar / Überweisung), Herkunftsland der Gelder, rechtliche Konstitution der das Geschäft tätigenden Person (natürliche vs. juristische Personen) uvm. deutlich steigen und eine „verstärkte Sorgfaltspflicht“ (§9 FM-GwG) mit sich bringen. Unternehmen in der Finanzbranche haben diese Risikoanalysen zu dokumentieren, abzulegen und im Falle einer Prüfung durch die Finanzmarktaufsicht (FMA) vorzulegen. Darüber hinaus müssen Finanzdienstleister ggf. auf Anfrage eine „Risikoanalyse auf Unternehmensebene“ (§4 FM-GwG) übermitteln.
Für Gewerbetreibende wird die AML & KYC Dokumentationspflicht durch die Gewerbeordnung 1994 (GewO) geregelt. Diese ist weniger umfangreich: einige Branchen fallen in den sog. „persönlichen Anwendungsbereich“ (§ 365m1 Abs 2 GewO 1994) und müssen spezifische Regeln befolgen. Für alle anderen Handeltreibenden gilt: Bargeldgeschäfte ab 10.000 € erfordern eine Risikoanalyse des Kunden und eine AML & KYC Dokumentation – bei einer Prüfung durch das zuständige Marktamt müssen diese vorgelegt werden.
Warum ist die Einhaltung von Legal Compliance Vorschriften wichtig?
Sich nicht an gesetzliche Vorgaben zu halten kann für Unternehmen auf mehrfache Weise problematisch sein.
- Erstens warten hohe Strafen bei Verurteilung: bei geringeren Pflichtverletzungen sind Verwaltungsstrafen bis 150.000 € vorgesehen; bei schwerwiegenden, wiederholten oder systemischen Verstößen drohen Geldstrafen bis zu 5.000.000. €, – oder bis zum Zweifachen des aus der Pflichtverletzung gezogenen Nutzens. Somit kann aus einer Übertretung ein erheblicher wirtschaftlicher Schaden entstehen.
- Einhaltung von Gesetzen ist in jeder Branche von grundlegender Bedeutung. Gerade die Finanzbranche ist von hoher Vertrauenswürdigkeit abhängig. Die Nichteinhaltung von geltenden Gesetzen kann zu einem großen Vertrauensverlust bei Kunden, Zulieferern und Mitarbeitern führen. Somit ist es für jedes Unternehmen, sei es als Einzelhändler, Fintech-Startup oder monetäres Finanzinstitut relevant, die notwendigen Gesetze einzuhalten und effizientes Compliance Management zu betreiben.
- Schließlich gibt es noch die moralische Komponente. Geldwäsche betrifft uns alle als Bürger, denn mittels Geldwäsche werden Gelder aus kriminellen Quellen in den Wirtschaftskreislauf rückgeführt. Dies schadet nicht nur Unternehmen, sondern der gesellschaftlichen Struktur als Ganzem. Legal Compliance Vorschriften sind also aus gutem Grund von Unternehmen einzuhalten.
Welche Herausforderungen sind mit der Einhaltung von Compliance Vorschriften verbunden?
Selbst, wenn auf unternehmerischer Ebene der Wille besteht, die Gesetzgebung in Bezug auf KYC, KYT oder AML einzuhalten, ist dies oft mit erheblichem Aufwand verbunden. Die Gesetzeslage ist allein schon vom Umfang meist undurchsichtig, es muss in verschiedensten Gesetzestexten nachgeschlagen werden, Gesetze verweisen auf andere Gesetze, usw.
Weiters ändern sich die Bestimmungen ständig. Verschiedenste Ebenen wie FATF-Richtlinien, EU-Verordnungen, Bundesgesetze oder gar Bundeslandebene müssen beachtet werden.
Dies stellt Compliance Officer oft vor unüberbrückbare Herausforderungen.
Die Rolle der Technologie bei der Einhaltung von Rechtsvorschriften
Technologie kann dabei helfen, legal Compliance durchzuführen. Legal Compliance Programme wie CLARA bieten moderne Workflow-Systeme, welche immer automatische der aktuellen Gesetzeslage entsprechen. Damit wird die Einhaltung der Gesetze erheblich erleichtert, denn es fällt sowohl der Aufwand weg, Mitarbeiter auf Gesetzesänderungen zu schulen, als auch Prozesse zu standardisieren. Notwendige Unterlagen werden vom Programm angefordert, Transaktionen können auf ihre Rechtmäßigkeiten mit einem Klick überprüft und Reportings für Behörden automatisch generiert werden.
