Ein Compliance Management System in weiteren Sinn stellt die Gesamtheit aller Maßnahmen in einem Unternehmen dar, welche auf die Einhaltung gesetzlicher und ethischer Regeln ausgerichtet sind. Im engeren Sinn ist ein digitales System gemeint, welches die MitarbeiterInnen ermächtigt, die Einhaltung von Rechtsvorschriften zu kontrollieren.
Das Ziel eines Compliance Management Systems ist es, Risiken rechtzeitig zu erkennen und im Anschluss zu verhindern.
Die Bedeutung von Compliance Management ist generell am Anwachsen, da die gesetzlichen Vorschriften, denen ein Unternehmen unterworfen ist, ständig rigoroser werden. Somit sind Unternehmen dazu angehalten, effiziente Lösungen zu finden, um die Risiken aus der Gesetzeseinhaltung kontern zu können. Der Einsatz von digitalen Systemen ermöglicht die leichte Skalierbarkeit, das schnelle Onboarden von neuen MitarbeiterInnen und leichte Adaption an die stark volatile Gesetzeswelt.
Brauchen alle Unternehmen ein Compliance Management System?
Sich systematisch dem Management von Compliance zu widmen, macht vor allem in Branchen Sinn, die speziellen Sorgfaltspflichten und strengeren Gesetzen unterliegen. Zu diesen gehören Unternehmen der Finanzbranche wie Banken, Versicherungen, bargeldintensive Unternehmen, Unternehmen der Krypto-Branche uvm.
Aber auch andere Unternehmen müssen sich an gesetzliche Vorschriften halten. So müssen auch Unternehmen, welche der Gewerbeordnung unterliegen, Compliance Vorschriften beachten. Händler, Juweliere, Autohändler, Bauunternehmen und andere bargeldintensive Unternehmen sind hier beispielsweise zu nennen. Hier werden die Prüfungen zukünftig verstärkt durchgeführt werden. Ein Compliance Management System zu implementieren ist also auch hier unerlässlich.
Woraus besteht ein Compliance Management System?
Ein modernes Compliance Management System sollte zumindest die folgenden Features haben:
- Es soll vor Betrug schützen. Nutzer mit hohem Risiko sollten durch Anti-Money-Laundering Screenings auffindbar sein. Globale Sanktionslisten müssen regelmäßig aktualisiert und überwacht werden. Wenn Kunden politisch exponierte Personen sind, so müssen ebenfalls strengere Überprüfungen stattfinden.
- Simple Abläufe. Da ein Compliance Management System den laufenden Betrieb so wenig wie möglich unterbrechen soll und das Kundenservice nicht negativ beeinflusst werden soll, ist eine nahtlose Integration eines Compliance Systems gefragt. Dokumente müssen leicht einlesbar sein und im Anschluss sicher aufbewahrt werden.
- In Komlettsysteme integriert. Im Idealfall ist das Compliance Management System in die restliche Unternehmens-IT-Infrastruktur eingebettet. Customer Relationship Management Systeme können Compliance Lösungen enthalten und reibungslose Workflows bereitstellen.
- Ein modernes Compliance Management System ermöglicht es sämtlichen Usern, dass gesetzliche Vorschriften leicht eingehalten werden können.
Warum ist ein Compliance Management System wichtig?
Ein Compliance Management System ist auf Unternehmensebene durch mehrere Gegebenheiten wichtig. Erstens stellt der Verstoß gegen Compliance Vorschriften und geltende Gesetze einen Strafbestand dar. Ein Verstoß kann mit hohen Strafen geahndet werden. Dies kann sich für das Unternehmen negativ finanziell auswirken. Des Weiteren kann auch der Ruf des Unternehmens beschädigt werden, sollten Gesetze nicht ausreichend beachtet werden. Gerade in Unternehmen der Finanzbranche ist ein guter Ruf von hoher Bedeutung, weshalb hier der Compliance besondere Beachtung geschenkt werden sollte. Schließlich ist die Einhaltung von Gesetzen aufwändig. Unternehmen können schnell an Skalierungsgrenzen stoßen, wenn sie nicht rechtzeitig in gute Compliance Systeme investieren.
Dies ist die Unternehmensebene. Aber auch auf gesamtwirtschaftlicher Ebene helfen Compliance Management Systeme, Ziele zu erreichen. Die Gesetzgebung versucht, durch die etablierten Vorschriften Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung und Steuerhinterziehung zu verhindern. Durch den Einsatz von Compliance Management Systemen wird eine effizientere Umsetzung dieser Vorschriften erreicht, was sich positiv auf die gesamtgesellschaftliche Entwicklung auswirkt.
Was sind die Vorteile eines digitalen Compliance-Management-Systems?
Digitalisierung kann im Bereich Compliance einige Vorteile bieten. Diese sind unter anderem:
- Leichtere Einschulung neuer MitarbeiterInnen
- Schnellere Anpassung an Gesetzesänderungen
- Entlastung von Compliance MitarbeiterInnen
- Reduktion von Falschmeldungen
- Einfacheres Reporting an zuständige Stellen
- Größerer Überblick über systemische unternehmerische Risiken
- Optimierung von Workflows
- Strukturierte Ablage kundenspezifischer Dokumente
- Risikobewertung auf einen Blick
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