Die manuelle PEP-Prüfung hat ausgedient – und dennoch klammern sich viele Finanzinstitute im Jahr 2025 an Prozesse, die eher an die Papierakten-Ära erinnern als an ein digitales Zeitalter. Excel-Listen, Screenshots, Copy-Paste-Suchen in Google oder auf veralteten Watchlists sind heute vielerorts noch Realität. Oft mit dem Argument: „Das hat immer funktioniert.“ Doch genau dieses „Immer“ wird zum Problem – denn in einem Umfeld, das von täglich wachsenden regulatorischen Anforderungen, dynamischen geopolitischen Entwicklungen und zunehmendem Mediendruck geprägt ist, reichen manuelle Prozesse schlicht nicht mehr aus.
Die Wahrheit ist: Manuelle PEP-Prüfungen erzeugen nicht nur verdeckte Risiken, sie bergen systemische Schwächen, die in Summe zur tickenden Zeitbombe für jede Compliance-Abteilung werden können. Ein übersehener PEP, ein nicht dokumentierter Prüfschritt oder ein verpasster Re-Screen kann nicht nur zu Strafzahlungen und medialer Blamage führen – sondern zur Infragestellung des gesamten internen Kontrollsystems.
Warum manuelle PEP-Prüfungen ein Risiko darstellen
1. Fehleranfälligkeit – der Teufel steckt im Umlaut
Schon ein einziger Flüchtigkeitsfehler kann den Unterschied machen: Ein „Müller“ statt „Mueller“, ein Doppelname, ein Tippfehler im Geburtsdatum – und plötzlich wird ein prominenter PEP nicht erkannt. Solche Fehler sind in manuellen Prozessen fast unvermeidlich. Menschen sind keine Algorithmen, und unter Zeitdruck sinkt die Genauigkeit rapide. Die Folge? Falsche Sicherheit – und ein potenziell unerkannter Hochrisikokunde.
2. Veraltete Daten – Compliance im Blindflug
Viele Institute verlassen sich auf öffentlich verfügbare Listen, eigene Recherchen oder Datenbankexporte, die vor Monaten gezogen wurden. Doch PEPs entstehen dynamisch: Ein Regierungswechsel, ein Ministerrücktritt oder eine neue Funktion kann über Nacht zu einer risikobehafteten Beziehung führen. Ohne tagesaktuelle Datenquellen und automatische Updates fliegen Compliance-Teams blind durch ein sich permanent veränderndes Risikofeld.
3. Kein Audit-Trail – und damit keine Verteidigung im Ernstfall
Wenn eine Aufsicht fragt: „Wie genau wurde dieser Kunde am 3. Februar 2024 geprüft?“, dann braucht es mehr als ein „Ich glaube, wir haben das gemacht.“ In manuellen Prozessen fehlen lückenlose Prüfpfade – wer, wann, wie geprüft hat, ist oft nicht belegbar. Das macht nicht nur interne Audits zur Herausforderung, sondern kann in einer FMA-Prüfung zu erheblichen Reputations- und Haftungsrisiken führen.
4. Hoher Zeitaufwand – das Bottleneck im Onboarding
Manuelle PEP-Prüfungen sind ressourcenintensiv. Jeder neue Kunde bedeutet Minuten bis Stunden Recherche. Bei Re-Screenings von Bestandskunden multipliziert sich der Aufwand exponentiell. Während digitale Tools im Hintergrund tausende Datensätze sekundenschnell analysieren, kämpft das Team mit Tabellen, Screenshots und Fließtext-Kommentaren. Die Folge: Überlastung, ineffiziente Prozesse und Verzögerungen, die direkt auf das Kundenerlebnis und die operative Leistungsfähigkeit zurückschlagen.
Digitalisierung ist kein Luxus – sondern Voraussetzung für AML-Konformität
Die aktuellen Vorgaben aus dem Finanzmarkt-Geldwäschegesetz (FM-GwG) und den EU-Richtlinien lassen keinen Spielraum: Finanzinstitute müssen laufende Risikoanalysen durchführen, PEPs regelmäßig re-screenen und wirtschaftlich Berechtigte erfassen.
Mit manuellen Prozessen ist das in der Breite schlicht nicht mehr umsetzbar.
Tool-Effizienz: Was moderne Lösungen leisten müssen
Moderne PEP-Tools wie CLARA PEPWATCH bringen die nötige Effizienz in den Prozess:
- Automatische Abgleiche mit externen PEP-Datenbanken wie Dow Jones oder LexisNexis
- Echtzeit-Warnungen, wenn sich der PEP-Status eines Kunden ändert
- Vierteljährliche Batch-Re-Screenings laut FMA-Auslegung
- Audit-sichere Dokumentation aller Prüfungen
- Nahtlose Integration in KYC- oder Kernbankensysteme (z. B. Microsoft Dynamics)
Das Ergebnis: Mehr Sicherheit bei weniger Aufwand – und ein klarer Schritt hin zu digitaler AML-Compliance.
Fazit: Manuell heißt angreifbar
Wer heute noch auf manuelle PEP-Prüfungen setzt, unterschätzt nicht nur das Risiko – er überfordert auch seine Mitarbeiter:innen, vergeudet Ressourcen und setzt das Institut der Gefahr massiver Sanktionen aus.
Modernes PEP-Screening ist automatisiert, transparent und skalierbar.
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