Ein funktionierendes Internes Kontrollsystem (IKS) ist für Banken, Wertpapierfirmen und andere verpflichtete Finanzdienstleister längst keine Kür mehr. Es ist ihre wichtigste Schutzmaßnahme – gegen aufsichtsrechtliche Sanktionen, Reputationsverluste und operative Risiken. In diesem Leitfaden erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Microsoft Dynamics 365 in ein revisionssicheres Kontrollzentrum verwandeln – mit besonderem Fokus auf PEP- und AML-Prozesse gemäß FM-GwG und den Vorgaben der FMA.
Warum ein IKS heute unverzichtbar ist
Gesetze und Verordnungen zwingen Finanzinstitute zum Handeln. Die FMA erwartet nicht nur papierene Vorgaben, sondern echte, wirksame Kontrollprozesse. Verstöße gegen das FM-GwG wurden 2024 mit bis zu 5 Mio. Euro pro Einzelfall geahndetfloth-oliver-peps-erste…. Wer jetzt nicht digitalisiert, riskiert mehr als nur den guten Ruf.
| Rechtsgrundlage | Pflichten | Dynamics 365 Hebel |
|---|---|---|
| FM-GwG / BWG §39 | Risikoanalyse von Kunden & Transaktionen | Workflows, Echtzeit-Monitoring |
| FMA-Auslegung | Vierteljährlicher PEP-Rescreening | Automatisiertes PEP-Batch via CLARA PEPWATCH |
| SOX / ITGC | Kontrollnachweis & Funktionstrennung | Logging & Sicherheitsrollen |
| NIS2 | Incident-Meldung binnen 24h | Business Events, Ticket-Automation |
| IFRS 9/17 | Verlässliche Datenbasis | Power BI & Datenqualitäts-Dashboards |
Das COSO-Modell praktisch umgesetzt in Dynamics 365
Ein modernes IKS basiert auf dem COSO-Rahmenwerk. So setzen Sie die fünf Säulen direkt in Dynamics 365 um:
- Control Environment: Rollen- und Rechtemanagement via Azure AD; SoD durch Sicherheitsrollen.
- Risk Assessment: Dynamisches Scoring für AML-/PEP-Risiken mit CLARA MiRa.
- Control Activities: Automatisierte Prüfungen via Power Automate oder Plug-ins.
- Information & Communication: Rollenbasierte Dashboards mit Eskalationsmails bei PEP-Treffern.
- Monitoring: KI-gestützte Anomalieerkennung und KPI-Reporting an das Compliance Committee.
Diese Kontrollen sollte jede Bank automatisieren
PEP-Sofortprüfung beim Onboarding
Dank CLARA MiRa erfolgt ein Echtzeit-PEP-Screening (unter 3 Sekunden) bei Neuanlage – auf Basis von Name, Geburtsdatum und Staatsangehörigkeit.
Vierteljährlicher PEP-Recheck
Ein verpflichtender Batch-Job überprüft den gesamten Bestand auf aktuelle PEP-TrefferPEP_ Warum die Prüfung …. Positive Treffer werden automatisch als Hochrisiko markiert.
Transaktionsmonitoring mit KYT
Verdächtige Muster wie Barzahlungen über 10.000 €, Zahlungen aus Hochrisikoländern oder Split-Payments unter 1.000 € lösen automatisch AML-Workflows aus.
Vier-Augen-Prinzip
Alle Änderungen an Stammdaten, Limits oder Auszahlungsaufträgen erfordern eine zweite Freigabe. Die Aktivitäten werden im revisionssicheren Audit Trail dokumentiert.
Incident Management nach NIS2
Kritische Vorfälle werden automatisiert an das IT-Servicemanagement gemeldet – inklusive Ticket-Erstellung und Benachrichtigung der verantwortlichen Teams.
Werkzeuge für Entwickler und Low-Code-Anwender
| Aufgabe | Low-Code | Pro-Code |
|---|---|---|
| PEP-Scan (regelmäßig) | Power Automate Flow + HTTP-Call | Azure Functions + Response Parser |
| Realtime Screening | D365 Plug-in | Azure Service Bus + Function App |
| False-Positive-Triage | Canvas App mit Scoreanzeige | React Frontend via PCF Control |
| Audit-Trail Export | Excel aus Standardhistorie | Azure Synapse + Power BI |
| KPI Dashboard | Power BI Embedded | Microsoft Fabric + Semantic Layer |
Typische Fehlerquellen – und wie Sie sie vermeiden
| Problem | Ursache | Lösung |
|---|---|---|
| Datenwildwuchs | Dubletten, fehlende UBOs | Datenbereinigung & D365-Regeln |
| Alarmflut (False Positives) | Zu breite Matching-Logik | Score-Schwelle justieren, CLARA nutzen |
| Schattenprozesse | Manuelle Excel-Listen | Excel-Import deaktivieren, zentrale Quelle |
Fazit: Ihr IKS als Compliance-Wachhund
Ein modernes IKS in Dynamics 365 ist mehr als gesetzliche Pflicht. Es ist Ihr Frühwarnsystem gegen Risiken und ein Effizienzmotor für Ihre Compliance-Abteilung. Mit Add-ons wie CLARA MiRa und CLARA PEPWATCH setzen Sie regulatorische Anforderungen automatisiert um – und entlasten Ihre Fachabteilungen im Alltag
