Wann es Zeit für ein echtes System ist
In vielen Finanzinstituten gehört Excel nach wie vor zum Standard-Repertoire der Compliance-Abteilungen. Es ist schnell verfügbar, kostengünstig und in seiner Grundfunktionalität nahezu jedem Mitarbeiter vertraut. Gerade für kleinere Unternehmen oder einzelne Überprüfungen – etwa im Rahmen eines punktuellen PEP-Screenings – kann diese pragmatische Lösung durchaus genügen. Doch was passiert, wenn der Aufwand steigt, die Datenmengen wachsen und regulatorische Anforderungen präziser werden?
Genau hier beginnt die kritische Phase. Denn Excel ist kein Compliance-Tool – sondern eine Tabellenkalkulation, die rasch an ihre Grenzen stößt, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig arbeiten, komplexe Freigaben erforderlich sind oder Änderungen lückenlos dokumentiert werden müssen. Spätestens, wenn PEP-Prüfungen regelmäßig, strukturiert und revisionssicher erfolgen sollen, wird die vermeintlich einfache Lösung zum Risikofaktor.
Die unsichtbaren Schwächen von Excel in der PEP-Compliance
Was auf den ersten Blick praktisch erscheint, entpuppt sich im Alltag als fehleranfällig und ineffizient. Die manuelle Pflege von Kundendaten birgt eine hohe Fehlerquote – sei es durch versehentliches Überschreiben, fehlerhafte Filter oder schlicht menschliches Versehen. Noch kritischer wird es, wenn es um die Nachvollziehbarkeit geht: Excel bietet weder eine automatisierte Versionierung noch ein echtes Änderungsprotokoll. Für Prüfer ist es damit nahezu unmöglich, lückenlos nachzuvollziehen, wer wann welche Entscheidung auf welcher Grundlage getroffen hat.
Besonders brisant wird das im Zusammenhang mit regulatorischen Anforderungen. Laut österreichischer Rechtslage – insbesondere den Vorgaben des FM-GwG sowie der FMA-Auslegung – müssen politisch exponierte Personen mindestens quartalsweise überprüft werden. Dabei reicht ein einzelner Abgleich nicht aus. Es geht um die regelmäßige, strukturierte Überprüfung des gesamten Kundenbestands auf Basis tagesaktueller PEP-Listen. Eine Excel-Datei mit einem Makro ist für diese Aufgabe schlicht nicht gemacht.
Auch der Kontext geht oft verloren. Genehmigungsmails, Screenshots oder zusätzliche Kundendokumente liegen meist verstreut in E-Mail-Postfächern oder auf Netzlaufwerken – weit entfernt vom eigentlichen PEP-Datensatz. Und schließlich wird es bei wachsenden Datenmengen eng: Mit mehreren tausend Datensätzen, umfangreichen Unternehmensstrukturen und zusätzlichen Prüfquellen wie Sanktions- oder Adverse-Media-Listen erreicht Excel rasch seine technischen und organisatorischen Grenzen.
Was ein spezialisiertes Compliance-Tool besser macht
Moderne PEP-Compliance-Systeme setzen genau dort an, wo Excel versagt. Sie bieten eine durchgängige Automatisierung der Prüfprozesse, angefangen beim täglichen Abgleich mit internationalen und nationalen PEP-Datenbanken bis hin zur Eskalation auffälliger Treffer an das Compliance-Team. Freigabeprozesse, etwa im Vier-Augen-Prinzip, lassen sich systematisch und transparent abbilden.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Skalierbarkeit: Wo Excel bei mehreren tausend Zeilen an seine Limits stößt, verarbeitet ein professionelles Tool problemlos Millionen von Datensätzen – auch über Ländergrenzen hinweg. Gleichzeitig wird das Thema Audit-Readiness auf ein neues Niveau gehoben. Jede Änderung, jeder Prüfschritt und jede Entscheidung wird automatisch mit Zeitstempel, Nutzerkennung und Bearbeitungshistorie dokumentiert – revisionssicher und jederzeit abrufbar.
Auch die Dokumentation profitiert erheblich. Statt Belege, E-Mails oder Selbstauskünfte in unterschiedlichen Systemen zu verstreuen, lassen sich sämtliche relevanten Informationen direkt im jeweiligen Datensatz ablegen. Damit entsteht eine vollständige, konsistente und prüfungssichere Akte – ohne Medienbrüche oder Informationsverluste.
Excel oder Software – eine Frage der Zukunftsfähigkeit
Natürlich muss nicht jedes kleine Institut sofort in ein vollwertiges Compliance-System investieren. Aber es lohnt sich, einige zentrale Fragen ehrlich zu beantworten: Prüfen wir mehr als 1.000 Kunden pro Quartal? Gibt es mehrere Stufen im Genehmigungsprozess? Wächst unser Kundenstamm jährlich? Steht ein Audit bevor? Oder müssen wir neben PEPs auch wirtschaftlich Berechtigte, UBO-Strukturen und Sanktionslisten berücksichtigen?
Wenn Sie bei mehreren dieser Fragen mit „Ja“ antworten, sollten Sie den Wechsel zu einer professionellen Lösung ernsthaft in Erwägung ziehen. Denn je komplexer Ihr Geschäft wird, desto riskanter wird das Festhalten an alten Tools – vor allem, wenn diese Tools ursprünglich gar nicht für Compliance entwickelt wurden.
Skalierbarkeit beginnt bei der Architektur – nicht bei der Datei
Ein echter Unterschied liegt auch in der Art, wie moderne Tools mit Wachstum umgehen. Neue Tochtergesellschaften, zusätzliche Risikokategorien oder erweiterte Länderlisten lassen sich nicht durch das Kopieren weiterer Tabellenblätter lösen – sondern durch Konfigurationsoptionen in einer skalierbaren Softwarearchitektur. Insbesondere bei Unternehmen mit internationalem Wachstum oder nach M&A-Prozessen zeigt sich, wie wertvoll eine zentrale, flexible und standardisierte Lösung ist.
Audit-Readiness auf Knopfdruck
Ein professionelles Tool ist nicht nur ein technischer Fortschritt – es ist ein Compliance-Sicherheitsnetz. Kommt es zu einer Prüfung, ist jede Entscheidung nachvollziehbar, jede Freigabe dokumentiert, jeder Treffer abrufbar. Die Prüfer erhalten genau die Informationen, die sie brauchen – ohne hektisches Nacharbeiten, ohne Stress im Team und ohne Unsicherheiten.
Durch Features wie Volltextsuche über sämtliche Fälle und Anhänge, standardisierte Prüf-Exporte und Live-Dashboards zur Übersicht wird das Thema Revision zur Routine – und nicht zur Ausnahmesituation.
Ein Blick aus der Praxis
Ein gutes Beispiel liefert ein AML-Officer einer größeren Wiener Bank. Noch vor wenigen Monaten managte er über 30 Excel-Dateien mit verschiedensten Makros, um die quartalsweise PEP-Prüfung zu gewährleisten. Seit der Umstellung auf ein automatisiertes Compliance-Tool hat sich die Bearbeitungszeit pro Fall mehr als halbiert. Die Trefferqualität ist gestiegen, die False-Positive-Rate gesunken – und bei der letzten Prüfung durch die FMA gab es erstmals keinerlei Beanstandungen.
Der Return on Investment war binnen weniger Monate erreicht – alleine durch die eingesparten Personentage.
Fünf ehrliche Fragen für den Umstieg
- Wie viel Zeit kostet es Ihr Team wöchentlich, Daten zu kopieren, Listen zu pflegen und Treffer nachzuvollziehen?
- Könnten Sie morgen eindeutig nachweisen, wer den letzten PEP-Status gesetzt hat – und warum?
- Wächst Ihr Unternehmen schneller, als Ihre Excel-Prozesse mithalten können?
- Wie oft wurde Ihnen vom CISO schon nahegelegt, Zugriffskontrollen zu verbessern?
- Und zuletzt: Was würde es Ihr Unternehmen kosten, wenn Sie eine politisch exponierte Person nicht entdecken?
Fazit: Excel war nie als Compliance-System gedacht
Excel ist ein hervorragendes Werkzeug – für viele Dinge. Aber nicht für revisionssichere PEP-Prüfungen, nicht für skalierbare Workflow-Automatisierung und ganz sicher nicht für das, was heute unter Audit-Readiness verstanden wird.
Wenn Sie also heute noch auf Tabellenkalkulationen setzen, aber morgen bei der FMA bestehen wollen, ist es Zeit, über ein echtes System nachzudenken. Ein PEP-Compliance-Tool ersetzt nicht nur Ihr Flickwerk – es macht Ihre Arbeit effizienter, sicherer und zukunftsfähiger.
Der beste Zeitpunkt für den Wechsel war gestern. Der zweitbeste ist heute.
